La sous-traitance : quoi confier à l’externe et à quel moment le faire ?

Nous avons tous entendu dire que les grandes entreprises transfèrent souvent des mandats et des tâches à l’étranger ou font appel à des sous-traitants alors qu’elles devraient investir dans la création d’emplois. Mais qu’en est-il des propriétaires de petites entreprises (comme une franchise MOM) qui doivent composer avec des contraintes budgétaires et financières différentes?

Même s’il est crucial de compter sur une équipe solide pour assurer la réussite de votre entreprise, il vous faut parfois obtenir du soutien ou de l’expertise à l’extérieur. Cependant, chaque fois que vous optez pour la sous-traitance, vous risquez d’augmenter vos dépenses. De plus, rien ne garantit la qualité du travail qui sera accompli ni la valeur que vous tirerez de l’argent investi.

Naturellement, pour une autre entreprise, il est essentiel de comprendre que différentes circonstances exigent différentes solutions. Quand vient le temps de décider d’externaliser ou non une tâche (ou de la confier à un employé à temps partiel ou à temps plein), vous pouvez vous poser sept questions pour déterminer si votre décision conviendra à votre situation réelle.

Comment sous-traiter ? Voici 7 questions à se poser avant de faire son choix : 

Quelles sont les activités centrales de votre entreprise ?

D’abord, il est important d’établir quelles sont vos activités centrales. La principale gamme de produits ou services que vous offrez doit être la toute dernière chose confiée en sous-traitance. En effet, c’est ce qui permet à votre entreprise de se faire connaître et qui répond aux attentes de vos clients.

Tout le monde sait, par exemple, que beaucoup de peintres parmi les plus célèbres de l’histoire faisaient appel à des équipes d’artistes pour parfaire des détails et accélérer le processus fastidieux de la réalisation d’œuvres d’art d’envergure. Cela dit, il est clair que Léonard de Vinci, Monet et les autres grands maîtres étaient les forces motrices derrière leurs projets et qu’ils ont eux-mêmes produit la majorité de leurs œuvres (ou, du moins, les parties les plus importantes).

Si vous achetez une œuvre d’art produite par un artiste de renom et découvrez par la suite qu’il a uniquement tracé une esquisse et confié à son équipe un travail de peinture à numéros, vous vous sentirez probablement floué. Peu importe la qualité du travail accompli par l’équipe, l’œuvre perd soudainement une grande partie de sa valeur. Elle n’est plus pour vous qu’un tableau peint en collaboration par des artistes inconnus.

La métaphore fonctionne pour toutes les entreprises : Si vous accolez votre nom à un travail, vos clients s’attendent à ce que vous y ayez consacré aussi votre cœur (et votre marque).

Est-ce que la réalisation de la tâche à l’interne apporte un avantage concurrentiel ?

Cette question va de pair avec la précédente. Vous devriez probablement maintenir vos activités centrales à l’interne. Toutefois, certains aspects vont peut-être au-delà de l’expertise de votre équipe; ce sont ces activités qu’il vaut mieux externaliser.

Par exemple, devez-vous vraiment embaucher un comptable ou un responsable de la maintenance des TI, dont vous aurez besoin uniquement de temps à autre, à quelques semaines d’intervalle? Les besoins des entreprises sont en grande partie cycliques. Il n’est peut-être pas nécessaire d’embaucher un employé si les tâches doivent être accomplies une fois par mois, par trimestre ou par année.

Quel est le coût d’opportunité ?

Si la tâche ne fait pas partie de vos activités centrales, vous pouvez tout de même décider de l’accomplir à l’interne. Mais, attention! Même si les membres de votre équipe peuvent réaliser haut la main toutes les tâches que vous leur confiez, vous devez tenir compte du temps qu’il leur faudra et qu’ils ne pourront pas consacrer aux activités sur lesquelles ils doivent véritablement mettre l’accent. Après tout, le temps passé à accomplir des tâches secondaires pourrait servir à… faire le travail pour lequel vous les avez embauchés.

Disons que vous exploitez une agence de marketing et que vous devez rédiger une publicité imprimée. Bien que votre gestionnaire de projets ait de l’expérience en rédaction, le temps qu’il consacre à autre chose que son travail principal vaut-il vraiment la somme que vous économiserez en n’embauchant pas un professionnel? Même si c’est le cas, qu’est-ce qui vous garantit que le travail est effectué correctement? En faisant appel à un rédacteur pigiste, vous savez que vous faites affaire avec un spécialiste. De plus, votre employé peut se concentrer sur les tâches qui sont sa spécialité.

Quel est le degré d’urgence ?

L’urgence est souvent une raison importante d’envisager la sous-traitance. En effet, c’est un type de coût d’opportunité en soi. Si une tâche est urgente, le coût d’opportunité lorsqu’on tente de l’effectuer à l’interne signifie bien souvent interrompre le travail de certains employés. Ceux-ci prennent alors du retard, ce qui crée d’autres urgences.

Au lieu de précipiter un projet et de risquer des erreurs coûteuses, vous pouvez au moins en externaliser certaines parties. En effet, des collaborateurs pigistes pourront achever le travail rapidement et à temps. Bien entendu, vous devez garder à l’interne suffisamment de travail pour ne pas que vos employés en manquent. Cependant, il est toujours utile de pouvoir compter sur quelques ressources d’appoint pour pouvoir réaliser un mandat à temps et le plus efficacement possible.

Qui fait partie de votre réseau ?

Si vous êtes en affaires, il y a de bonnes chances que vous ayez un réseau de contacts, et des connaissances qui possèdent des compétences autres que celles des membres de votre équipe. Il peut s’avérer plus facile de collaborer avec des personnes que vous connaissez et en qui vous avez confiance que de tenter de cultiver une nouvelle expertise à l’interne. En effet, les entreprises font souvent affaire avec un groupe de sous-traitants particuliers, qui sont en quelque sorte des membres de la famille élargie et non de simples fournisseurs.

Par exemple, les fabricants de vêtements recrutent souvent des designers maison. Cependant, pour offrir continuellement des modèles uniques à leurs clients, ils confient souvent la conception de certains articles à d’autres designers de confiance, qui produiront les résultats voulus et apporteront une nouvelle perspective. Ainsi, ces entreprises n’ont pas à employer une armée de designers à temps plein. Elles peuvent aussi travailler avec d’autres talentueux artistes fiables qui sauront comprendre (et interpréter) leur marque.

Quels sont les coûts de formation et la courbe d’apprentissage ?

Il est généralement entendu que le premier emploi des diplômés récents représente principalement une expérience d’apprentissage. On ne s’attend pas à ce qu’ils maîtrisent déjà parfaitement toutes les particularités de leur domaine. Il revient à leur employeur de les amener à parfaire leurs compétences et leurs aptitudes.

Bien sûr, votre entreprise ne devrait pas mettre son plus important projet uniquement entre les mains de ses employés les moins expérimentés et s’attendre à ce qu’ils apprennent à la dure. De même, vous ne devez pas non plus consacrer la majeure partie de votre budget d’exploitation à des formations qui n’en finissent plus. Après tout, vous devez payer la personne qui forme votre nouvel employé, et ce dernier n’est pas très productif pendant sa formation (qui peut durer plusieurs mois).

En tirez-vous profit ?

Plusieurs des tâches quotidiennes essentielles dans votre entreprise ne sont pas nécessairement des sources de revenus. La gestion de la paie, la tenue de livres ou encore le nettoyage de vos bureaux sont des activités nécessaires, qui représentent toutefois des coûts et non des sources de revenus. Pour cette raison, elles ne font pas réellement partie de vos activités centrales (voir plus haut). Ainsi, il vaut peut-être mieux confier ces tâches à un sous-traitant qu’investir en vue de les effectuer à l’interne.

Tenir compte des coûts

Au bout du compte, il s’agit de trouver les ressources les plus aptes à la tâche et les solutions qui n’entraînent pas des coûts supplémentaires pour votre entreprise. Personne ne connaît mieux que vous les forces de votre entreprise. C’est pourquoi il est important d’évaluer les compétences de votre personnel et de trouver le moyen de combler les principales lacunes. Il est très coûteux de tout confier à l’externe. Cependant, vous trouverez sans doute des ressources qui pourront se charger des activités non centrales de votre entreprise et vous permettront en fait de réaliser des économies à longue échéance. 

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